Assistant de direction - confirmé - F/H

CDI temps plein – Toulouse – environ 33K€ (selon expérience développée)

CONTEXTE :

Notre client conçoit et réalise les transports de demain de l’agglomération toulousaine. SPL de droit privé, la société pilote, en qualité de maître d’ouvrage délégué, les études et les travaux de projets d’envergure d’infrastructures de transport pour un territoire regroupant environ 100 communes et plus d’un million d’habitants. Ainsi, elle accompagne les collectivités de l’agglomération toulousaine dans leur programme ambitieux de projets mobilité, avec notamment la création d’une 3ème ligne de métro (Ligne C : 27 km – 3,1 Md€), la Connexion avec la Ligne B et des Pôles d’Echanges Multimodaux (PEM).

Dans le cadre d’un départ à la retraite, nous recrutons un Assistant de Direction confirmé F/H,

pour accompagner les équipes de la Direction Grands Projets (à laquelle vous serez rattaché·e) ainsi que de la Direction Études & Projets (pour laquelle vous réaliserez certaines missions). Il s’agit d’un poste central, à forte dimension organisationnelle, relationnelle et administrative, dans un environnement exigeant et réglementé.

LES MISSIONS :

 1.Assurer le bon fonctionnement administratif et relationnel des 2 Directions

Vous garantissez la fluidité des échanges et la fiabilité des productions administratives.

• Organiser et optimiser les agendas intégrant de multiples contraintes (présentiel/distanciel, arbitrages de priorités, interlocuteurs institutionnels)

• Analyser, orienter et suivre les courriers entrants (élus, riverains, partenaires, entreprises…), en assurant leur traitement dans les délais

• Préparer et mettre en forme des réponses, en apportant une approche structurante sur des contenus parfois très techniques

• Veiller au respect des circuits internes de validation et à la traçabilité des informations partagées

• Assurer l’interface avec les services internes et les interlocuteurs externes

Cette mission suppose : maturité professionnelle, discernement, discrétion, adaptabilité et capacité à prioriser et interagir avec des interlocuteurs variés, y compris sur des sujets sensibles.

2.Appui administratif dans la gestion de marchés publics

En lien étroit avec les Responsables marchés, vous intervenez sur le suivi administratif des dossiers.

• Constituer et contrôler les pièces des dossiers de consultation

• Assurer le respect des procédures internes et des circuits de validation

• Apporter assistante sur les ordres de service, les notifications, les documents contractuels et éléments de réception

• Veiller à la complétude des dossiers et à la traçabilité documentaire

Ce volet requiert rigueur, persévérance et aptitude à respecter un environnement réglementé.

3.Appui au pilotage et coordination opérationnelle

• Mettre à jour des tableaux de pilotage et traiter des volumes importants de données

• Organiser la logistique de réunions, de visites de chantier et d’événements institutionnels

• Classer et archiver les documents/informations dans différents outils et dans le respect des procédures internes

• Relayer les demandes de fournitures auprès des services généraux

LE PROFIL :

De formation Bac +2 minimum, vous justifiez d’une expérience confirmée (minimum 8 ans) en assistanat de direction, idéalement acquise dans le secteur de l’ingénierie, de la construction ou en lien avec l’environnement institutionnel.

Vous avez déjà évolué dans des organisations où les procédures sont formalisées, les circuits de validation structurés et les enjeux sensibles.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l’aise avec des outils numériques variés.